Excel ngày nay xuất hiện trong hầu hết các tổ chức, đây là một ứng dụng không thể thiếu mang đến nhiều lợi ích cho con người. Tuy nhiên, vẫn có số ít người chưa định nghĩa được cái tên này cũng như tầm quan trọng của nó. Vậy hãy cùng bài viết này tìm hiểu chi tiết về Excel nhé!
Excel là gì?
Excel có tên gọi đầy đủ là Microsoft Excel, là một ứng dụng chứa đựng bảng tính với vô số ô cùng nhiều chức năng khác nhau phục vụ mục đích theo dõi, thống kê dữ liệu, thực hiện các phép tính và chắt lọc kết quả. Nhà Microsoft đã sáng kiến ra một công cụ tuyệt vời phục vụ cho mục đích học tập và làm việc của con người.
Các trang tính trên Excel sẽ được chia ra hàng và cột, điểm giao của chúng được gọi là ô, bạn có thể nhân bản hàng, cột, ô bao nhiêu tùy thích. Nó có khả năng chứa một bảng dữ liệu cực lớn, hàng triệu thông tin cũng không phải là vấn đề đối với bảng tính này. Vậy nên, các công ty hoặc tổ chức trên toàn cầu đều cần đến nó.
Người ta lập trình ra Excel với những hàm tính tổng, tính trung bình, tìm giá trị lớn nhất, tìm giá trị nhỏ nhất, tính lương, chấm công,… Vì những điều thần kỳ mà nó mang lại, giờ đây ai cũng phải học cách sử dụng bảng tính này, điển hình là những trẻ cấp 1 cấp 2 đã được làm quen với Excel.
Nếu có một tấm bằng tin học chứng minh bản thân có thể sử dụng thành thạo Excel, bạn sẽ là một ứng cử viên sáng giá cho các công ty vì lợi thế này. Ngoài những kiến thức chuyên môn, nhu cầu làm việc ngày nay yêu cầu ứng cử viên có thể thực hiện những công việc khác nữa.
Tìm hiểu các phiên bản mới nhất của Excel
Nhà Microsoft có sự thay đổi nhất định trên từng phiên bản, đôi khi là ưu điểm, đôi khi là nhược điểm, vậy nên việc khám phá chi tiết từng phiên bản là điều cần thiết để biết nên tải Excel năm bao nhiêu. Sau đây, bài viết này sẽ điểm qua điểm đặc biệt của phiên bản 2016, 2019 và 2021.
Phiên bản 2016
Phiên bản thông minh Excel 2016 đã được cập nhật thêm tính năng Tell me, có nghĩa là bạn không cần nhớ rõ các lệnh nằm ở vị trí vào, chỉ cần nhập tên sẽ hiển thị ngay nút lệnh đó. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể dành cho bạn, cũng như không phải ai cũng có thể ghi nhớ hết các lệnh thuộc mục nào, khoản nào.
Ngoài ra, nhà Microsoft mở rộng thêm tính năng Co-authoring trên Excel hoạt động dựa trên nguyên lý nhiều người cùng làm việc. Bạn có thể chia sẻ dữ liệu để hoạt động trên nhiều nền tảng. Tiếp đến, bạn hoàn toàn có thể cùng bạn bè, đồng nghiệp làm việc ngay trên một bảng tính Excel.
Tính năng tìm kiếm thông minh Smart Lookup giúp những người sử dụng thành thạo việc tìm ra thông tin bằng những thao tác vô cùng đơn giản. Chỉ cần nhập liệu bằng một cụm từ khóa gợi ý, Excel Smart Lookup sẽ tìm kiếm thông minh dữ liệu từ các website trên mạng, rồi hiển thị bên phải màn hình giúp bạn.
Về mặt nhược điểm của Excel 2016, người sử dụng chỉ có thể cài đặt phiên bản hoàn chỉnh trên một chiếc PC hay một thiết bị khác như Macbook. Tiếp đến, phiên bản cũ này cũng không cho phép bạn cập nhật miễn phí khi có Excel cải tiến. Và cuối cùng, nó giới hạn việc sử dụng chỉ được thực hiện offline, online là điều không thể.
Excel 2019
Một tính năng mới ở phiên bản Excel này giúp xoa dịu đôi mắt làm việc thường xuyên của người dùng, chính là cập nhật giao diện màu tối hay còn gọi là Dark Theme. Với một vài thao tác đơn giản trong phần cài đặt, giao diện trắng tinh truyền thống sẽ được chuyển thành màu đen, mọi tính năng vẫn giữ nguyên không có gì thay đổi.
Excel 2019 được mở rộng với tính năng biểu đồ, biểu đồ sẽ đa dạng hơn so với trước đây cùng những mẫu biểu đồ có sẵn giúp người dùng thuận lợi trong việc minh họa số liệu. Bản đồ 2D trong phiên bản Excel mới này sẽ giúp bản báo cáo trông chuyên nghiệp hơn, thể hiện bạn là một người thành thạo dùng bảng tính.
Nâng cấp tính năng đám mây, giúp những file Excel được lưu trữ đầy đủ hơn. Trước đây, nhà Microsoft giới hạn dung lượng lưu trữ lên đám mây, vậy nên những file bảng tính có kích thước quá to sẽ bị hạn chế. Nhưng với phiên bản mới, điều đó đã được khắc phục hoàn toàn, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp lớn.
Về mặt nhược điểm đương nhiên cũng sẽ có, đó chính là việc người dùng không thể cập nhật những tính năng mới khi nhà Microsoft cải tiến phiên bản. Ngoài ra, bạn chỉ có thể tải Excel khi máy tính đang cập nhật Windows 10 hoặc Macbook đã cập nhật MacOS.
Excel 2021
Thay vì phiên bản những năm về trước, Excel chỉ có thể hiển thị 1 tác giả duy nhất, thì với phiên bản mới nhất 2021, tính năng đồng tác giả đã được cập nhật. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả, nhanh chóng cũng như thể hiện được những cá nhân nào đã đóng góp cho kết quả.
Một cập nhật khá hay ho trong Excel 2021 là giúp bạn gửi chú thích tại những thông tin trong bảng tính. Điều đó có nghĩa là, nếu bảng dữ liệu của bạn có vấn đề, sếp sẽ trực tiếp nhận xét vào đó, bạn sẽ biết chính xác chỗ cần sửa. Điều này tiết kiệm công sức của cả đôi bên, thay vì phải liên hệ bằng một cách khác như trước đây.
Tiếp đến, Excel 2021 hiển thị những người đang có mặt trong file làm việc cũng như biết họ đang thao tác gì ở bảng tính. Nếu như bạn không muốn bị theo dõi như vậy, có thể dùng tính năng ẩn danh khi truy cập, khi đó bạn sẽ hoạt động dưới cái tên rất dễ thương của những con động vật, ví dụ như “Thỏ trắng ẩn danh”.
Phiên bản Excel 2021 được cải thiện hiệu suất, tốc độ làm việc ổn định. Điều này có nghĩa là khi bạn sử dụng những phép tính nhanh như hàm tổng, hàm trung bình, hàm if, hàm count,… Đều sẽ cho kết quả nhanh hơn phiên bản cũ, thay vì mất nhiều thời gian hơn, hiện nay chỉ mất của bạn chưa tới 2 giây.
Những ngành nào cần có sự góp mặt của bảng tính
Đã là một bảng tính thì Excel đặc biệt thích hợp dành cho những ngành nghề liên quan đến mảng kinh tế, tài chính, ngoài ra còn một số mảng khác nữa. Chung quy, Excel sẽ xuất hiện trên đa số các tổ chức, vì hiện nay ai cũng phải quản lý dữ liệu liên quan đến công việc, quản lý nhân sự, quản lý thu chi, quản lý lợi nhuận.
Kế toán, kiểm toán là ngành tiêu biểu cần kỹ năng dùng Excel thành thạo. Đặc trưng của ngành này là những con số, bạn không thể thực hiện phép tính tay với hàng ngàn dữ liệu, giải pháp hiệu quả lúc này là dùng hàm Excel để giải quyết vấn đề. Tính toán bằng máy hoàn toàn không thể xảy ra sai sót, chỉ cần bạn nhập liệu chuẩn xác.
Một ngành điển hình rất cần sự trợ giúp của Excel đó chính là ngân hàng. Dòng tiền luân lưu trong ngân hàng nhiều vô số kể, ngoài ra cấp trên còn phải quản lý nhân sự, quản lý tài sản, danh sách những ai đang vay vốn, danh sách chấm công của nhân viên, tổng quan thu chi trong ngày, tháng năm,… Đều cần tới bảng tính Excel để làm việc hiệu quả hơn.
Ngoài ra, Excel được áp dụng trong ngành kỹ sư với công dụng xây dựng những thông số trong công trình, lập bảng ngân sách cho dự án với từng vật liệu nhỏ. Việc lập trên Excel sẽ giúp những người kỹ sư tiện trong việc chỉnh sửa, tổng của nó sẽ được tự động thay đổi theo hàm, bạn không cần phải thực hiện nhiều thao tác nữa.
Những tính năng cơ bản của Excel ai cũng phải biết
Đầu tiên, cách tạo một phép tính Excel cơ bản, bạn sẽ thực hiện thao tác chọn một ô bất kỳ, nhập dấu “=”, rồi nhập phép tính ví dụ như “3 + 5”. Trên thanh phép tính lúc này sẽ hiển thị lệnh “= 3 + 5”. Dấu nhân được định sẵn là * dấu chia được định sẵn là /, cộng với trừ vẫn dùng phép tính như thông thường.
Tạo thêm sheet Excel bằng cách quan sát phía dưới bảng tính, bạn sẽ thấy cụm từ “Sheet 1” hoặc Tiếng Việt sẽ hiển thị “Trang tính 1”. Phía bên trái cụm này có dấu +, click chuột vào ô đó bạn sẽ tạo được một trang tính mới có tên là “Sheet 2” hoặc “Trang tính 2”, làm tương tự với trang tính 2 3 4 5,…
Chọn tất cả dữ liệu có trong bảng tính Excel, có nhiều cách để làm, bài viết này sẽ chắt lọc những cách đơn giản nhất. Bạn có thể nhấn chọn Ctrl + A, hoặc quan sát điểm giao của số thứ tự hàng và số thứ tự cột là một ô trống, click chuột vào đó cũng sẽ giúp bạn chọn toàn bộ bảng tính Excel.
Đôi khi bạn sẽ muốn ô dữ liệu Excel của mình trông gọn hơn, hoặc muốn ô to hơn để có thể nhìn thấy hết dữ liệu, Vậy thao tác đơn giản là gì để tiết kiệm thời gian thay vì chỉnh thủ công từng ô? Bạn sẽ chọn vào ô trống ngay điểm giao STT hàng và STT cột, sau đó căn chỉnh kích thước 1 hàng hay cột bất kỳ, toàn bộ bảng sẽ thay đổi theo.
Excel và những công dụng hữu ích
Công cụ giúp những công ty, doanh nghiệp, tổ chức công và tư nhân lưu trữ những dữ liệu dưới dạng phép tính, giúp thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp, chắt lọc thông tin dễ dàng hơn. Ngoài ra, Excel còn giúp người sử dụng vẽ biểu đồ, làm việc cùng nhau, liên kết các dữ liệu và bảo mật an toàn thông tin tuyệt đối.
Tiếp đến, việc tính toán trên Excel không xảy ra sai số, nếu có dữ liệu lỗi, bạn chỉ cần nhập lại 1 ô đó, bảng tính sẽ thay đổi theo. Thử nghĩ xem nếu thực hiện phép tính thủ công, bạn sẽ phải chỉnh lại toàn bộ những con số có liên quan đến dữ liệu lỗi, việc này khả năng cao sẽ dẫn đến sai sót.
Kết luận
Excel là một công cụ tính toán và quản lý dữ liệu rất hay mà bạn cần phải thành thạo, đó là lợi thế để xin việc trong những môi trường chuyên nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều khóa dạy uy tín cả online và offline cho bạn lựa chọn. Chúc bạn sẽ thành thạo công cụ này trong tương lai gần!
