Phần mềm kế toán excel là một trong số những công cụ phổ biến nhất mà kế toán viên sử dụng trong việc làm kế toán. Sở dĩ excel thông dụng và được ưa chuộng đến vậy do tính sẵn có, miễn phí nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu làm kế toán từ cơ bản đến phức tạp hơn của kế toán viên. Tuy nhiên, bên cạnh lợi ích, excel cũng đem đến không ít phiền phức cho kế toán viên. Sau đây, mình sẽ phân tích ưu và nhược điểm của excel khi sử dụng nhé.
Ưu và nhược điểm của Excel là gì?
Ưu điểm của Excel là gì?
Tìm hiểu về ưu và nhược điểm của Excel giúp bạn sử dụng công cụ này một cách hiệu quả. Liệu một công cụ đã được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới rồi liệu nó có những tính năng ưu việt nào hoặc những điểm chưa tốt nào hay không, chúng ta cùng tìm hiểu. Đầu tiên là về ưu điểm:
Có thể bạn muốn xem thêm:
- Vai trò của lập trình excel đối với dữ liệu ngành kế toán
- Khôi phục tập tin Excel bị lỗi bằng những cách đơn giản
- Thao tác cơ bản trong Excel mà người sử dụng cần nắm rõ
Quản lý dữ liệu một cách vô cùng hiệu quả
Một trong những lợi ích lớn nhất của Excel là chức năng chính của nó: Khả năng sắp xếp một lượng lớn dữ liệu thành các bảng tính và biểu đồ có trật tự, hợp lý. Với dữ liệu được tổ chức, việc phân tích và tiêu hóa dễ dàng hơn rất nhiều, đặc biệt là khi được sử dụng để tạo đồ thị và các biểu diễn dữ liệu trực quan khác.
*Để giúp dữ liệu của bạn được hiển thị một cách tối ưu hơn, hãy tham khảo thêm cách cố định cột trong excel cho lượng dữ liệu lớn bạn cần xử lý nhé.
Khả năng sử dụng công thức và tính toàn một cách logic, hiệu quả
Excel xử lý các con số gần như ngay lập tức, giúp tính toán hàng loạt dễ dàng hơn nhiều so với việc tự giải quyết mọi việc bằng máy tính. Tùy thuộc vào sự hiểu biết và kỹ năng của bạn với Excel, các công thức và phương trình được sử dụng để nhanh chóng tính cả các phương trình đơn giản và phức tạp bằng cách sử dụng một lượng lớn dữ liệu.
Được sự hỗ trợ của bên thứ 3
Về cơ bản, Excel được coi là tiêu chuẩn cho phần mềm bảng tính và như vậy được hỗ trợ đáng kể trên một số nền tảng, bao gồm cả điện thoại thông minh và máy tính bảng. Hầu hết các chương trình bảng tính khác cũng hỗ trợ nhập trang tính Excel sang định dạng gốc của chúng và xuất bảng tính của riêng chúng dưới dạng tệp Excel.
Được tích hợp trong hầu hết các phiên bản Microsoft
Là một phần của bộ Office của Microsoft, Excel hoạt động với hầu hết mọi phần mềm khác trong Office. Có thể dễ dàng thêm bảng tính Excel vào tài liệu Word và bản trình bày PowerPoint để tạo báo cáo hoặc bản trình bày trực quan hơn.
Nhược điểm của Excel là gì?
Rất khó để làm quen và thuần thục
Mặc dù hầu như ai cũng có thể chọn Excel và bắt đầu điền vào các bảng, nhưng để có được lợi ích đầy đủ của các tính năng của nó thì cần phải thực hành rất nhiều. Người dùng không quen với cú pháp Excel cũng có thể thấy việc nhập các phép tính và gọi các hàm khác hơi khó chịu cho đến khi họ hiểu rõ.
Lỗi tính toàn
Có thể bạn quan tâm:
- Cách xóa trang trong word và những thủ thuật bạn nên biết
- Cách đánh số trang trong Word không phải ai cũng biết
Mặc dù các chức năng tính toán tự động của Excel giúp cho hầu hết các tính toán hàng loạt quy mô lớn trở nên dễ dàng, nhưng nó không phải là điều dễ hiểu. Excel không có phương tiện kiểm tra lỗi của con người trong quá trình nhập dữ liệu, có nghĩa là thông tin sai có thể làm sai lệch tất cả các kết quả
Tốn thời gian
Việc nhập dữ liệu vào Excel theo cách thủ công có thể mất rất nhiều thời gian – đặc biệt nếu bạn có nhiều dữ liệu cần nhập. Khoảng thời gian cần thiết để nhập dữ liệu theo cách thủ công có thể cực kỳ kém hiệu quả và còn có thể coi là quá nhàm chán.
Chi phí cho phần mềm bản quyền
Mặc dù có một số lựa chọn thay thế thấp hoặc miễn phí, nhưng việc tải Microsoft Excel chính hãng không phải là miễn phí chút nào. Gọi sử dụng Microsoft Office 365 cho cá nhân đã có giá lên đến 1.299.000 VNĐ cho 1 năm sử dụng.
Trên đây là những ưu và nhược điểm của Excel trong tính toán logic và xử lý dữ liệu. Nhìn chung đây vẫn là công cụ được sử dụng phổ biến trong quá trình xử lý thông tin lớn trong doanh nghiệp.
