Tạo mục lục trong Word là một thao tác đơn giản được rất nhiều người sử dụng trong các bài báo cáo hoặc tiểu luận. Với thao tác này có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính tiện dụng khi làm việc trên phần mềm này. Vậy bạn đã biết cách tạo mục lục đơn giản chưa? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn thao tác này nhé!
Định nghĩa về mục lục
Mục lục là một danh sách tổng hợp tất cả các chương hay các ý chính của một tác phẩm kèm với số trang tương ứng. Mục lục thường được đặt những trang cuối tác phẩm, đôi khi nó cũng được đặt ở những trang đầu. Một số mục lục có ghi chú tóm tắt sau mỗi tiêu đề.
Mục lục chứa các chương hoặc các tiêu đề lớn và tiêu đề nhỏ. Đối với những tác phẩm hoặc tài liệu dài, đôi khi mục lục còn ghi chép lại những miêu tả cho từng tiêu đề. Nếu tác phẩm, tài liệu do nhiều tác giả sáng tác thì tên của các tác giả sẽ được ghi vào từng nội dung tương ứng trên mục lục.
Số trang trong mục lục đó chính là số trang tương ứng với phần nội dung, giúp bạn tìm kiếm rất dễ dàng. Khi tạo mục lục trong Word, bạn có thể nhấp vào số trang và đi đến ngay trang đó.
Hướng dẫn tạo mục lục Word 2007, 2010, 2013 2016
Cách tạo mục lục trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 đều có những bước tương tự nhau. Để tạo được mục lục bạn cần phải thực hiện qua 2 bước, đầu tiên là đánh dấu mục lục, tiếp theo là hiển thị mục lục. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về 2 bước này cho bạn tham khảo nhé!
Đánh dấu mục lục trong Word
Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục bằng hai cách. Thứ nhất, bạn có thể sử dụng các Heading được cài đặt sẵn. Với cách này, bạn lựa chọn nội dung muốn định dạng thành Heading và bôi đen cẩn thận. Tiếp theo, kích tab Home và trong nhóm Styles, chọn Heading 1 hoặc chọn những Heading khác.
Tuy nhiên, nếu bạn không thấy style bạn muốn hãy kích vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery. Hơn thế nữa, nếu style bạn muốn không xuất hiện thì hãy kích vào Save Selection as New Quick Style.
Cách thứ hai, bạn có thể đánh dấu các mục bằng Add Text của Table of Contents. Đầu tiên, bạn cần bôi đen nội dung bạn muốn tạo Heading, chú ý nên bôi vừa đủ dòng cần tạo Heading, tránh bôi đen thừa. Sau đó bạn kích tab References và chọn Add Text trong nhóm Table of Contents. Cuối cùng chọn level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã bôi đen.
Chèn mục lục tự động nhanh chóng trong Word
Sau khi đã thực hiện đánh dấu các nội dung cần tạo mục lục trong Word thì tiếp theo bạn sẽ chèn mục lục. Để tạo mục lục tự động nhanh chóng và đơn giản, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Đặt con trỏ vào tài liệu, tại trang mà bạn muốn đặt mục lục.
- Bước 2: Chọn tab References và kích vào mục Table of Contents, chọn các mẫu mục lục có sẵn. Ngoài ra, bạn có thể chọn Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo ý thích của bản thân.
- Bước 3: Trên phiên bản Word 2016, bạn có thêm một tùy chọn mới là Custom Table of Contents để chỉnh sửa kiểu mục lục.
Chi tiết cách tạo mục lục trong Word 2003 nhanh chóng
Với cách tạo mục lục tự động trong Word 2003 giúp tài liệu của bạn gọn gàng và giúp bạn tiết kiệm thời gian vì khi chỉnh sửa bạn sẽ không cần cập nhật lại số trang cho từng mục. Để tạo mục lục trong Word 2003 thì bạn thực hiện như sau.
Chọn kiểu level cho các tiêu đề
Đầu tiên tại trang bạn muốn đặt mục lục, bạn ghi chữ MỤC LỤC và căn giữa. Sau đó xuống dòng và căn trái cho con trỏ chuột. Tiếp theo bạn chọn View rồi tìm đến mục Outline.
Sau khi chọn mục Outline các kích chọn đầu dòng muốn hiển thị. Tiếp đó, tại mục 2 bạn tích chọn level 1 cho mục hiển thị ngoài cùng. Nếu trong level 1 còn những tiêu đề nhỏ thì bạn tiếp tục đưa nó vào level 2. Sau khi đã lưu những thiết lập trên, các bạn nhấn vào tab View rồi chọn mục hiển thị là Print Layout để quay về định dạng trình soạn thảo bình thường.
Tạo mục lục
Sau khi đã trở về trình soạn thảo, bạn di chuyển chuột về phần mục lục mà các bạn đã tạo trước đó, tức là nơi các bạn muốn đặt mục lục. Với một văn bản có nhiều đầu dòng cần hiển thị mà các bạn muốn đặt mục lục ở trang đầu hoặc thứ hai, bạn nên ước lượng số văn bản sẽ hiển thị để khi chèn mục lục trang không bị nhảy. Các bạn chọn thẻ Insert và chọn Reference.
Sau khi vào Reference, chọn mục Index and Tables, tại thẻ Index các bạn tích chọn mục thứ hai để hiển thị số trang và chọn mục thứ ba là chọn dòng cách ngang hiển thị. Tiếp theo bạn chọn tab Table of Contents và tùy chọn một số tính năng khác. Bạn nhấn nút Modify và mở hộp thoại Style để sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động.
Trường hợp bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ, hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo “Bạn muốn thay thế định dạng cho nội dung bảng mục lục không?”. Sau đó bạn chọn nút Yes, ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục. Cuối cùng bạn nhấn OK để hoàn tất thao tác. Lúc này bạn đã hoàn thiện việc tạo mục lục trong Word cho mình rồi.
Vì sao nên tạo mục lục?
Tạo mục lục sẽ giúp cho người đọc có thể nắm rõ được nội dung chính của tài liệu hay cách các nội dung trong văn bản được triển khai một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.
Bên cạnh đó, mục lục còn giúp các tài liệu in ấn có phong cách chuyên nghiệp hơn hoặc đối với các tài liệu sách điện tử trên máy tính, người đọc có thể di chuyển nhanh tới mục cần đọc mà không mất nhiều thời gian. Mục lục có vai trò thực sự quan trọng khi làm việc, đặc biệt là khi bạn tạo mục lục trong Word.
Các thao tác cơ bản khác với mục lục
Bên cạnh việc tạo mục lục trong Word đơn giản và nhanh chóng. Bạn cũng có thể thực hiện những thao tác khác với mục lục. Sau đây là những thao tác khác khi tạo mục lục mà bạn nên biết.
Thay đổi nội dung
Khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu của mình thì bạn phải tự cập nhật nội dung soạn thảo. Nếu bạn muốn thay đổi nội dung hoặc thêm hay xóa các Heading. Mục lục có thể được cập nhật thông qua:
- Nhấp vào bất kỳ nơi nào trong bảng mục lục.
- Nhấn F9 hoặc nút Update Table trong content control hoặc bạn có thể chọn tab Reference.
- Tại hộp thoại Update Table of Contents chọn những cập nhật và nhấp OK.
Bạn có thể chọn cập nhật số trang hoặc toàn bộ mục lục. Trong trường hợp bạn đã thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác thì bạn nên chọn “Update entire table”. Nên cập nhật mục lục của bạn trước khi gửi đi hoặc in tài liệu để có bất kỳ thay đổi nào cũng được lưu lại.
Xóa mục lục
Trong những trường hợp, bạn đã biết cách tạo mục lục trong Word nhưng nếu đã tạo nhưng không sử dụng mục lục nữa và muốn bỏ đi thì bạn thực hiện theo các cách sau đây:
- Cách 1: Bạn bôi đen toàn bộ mục lục sau đó nhấn nút Delete để xóa. Với những văn bản có Mục lục dài thì thao tác này sẽ hơi rườm rà và mất thời gian.
- Cách 2: Bạn mở file Word cần xóa Mục lục, sau đó vào tab References chọn mục Table of Contents, tiếp tục chọn Remove Table of Contents để xóa Mục lục.
- Cách 3: Bạn click chọn vào Mục lục tự động sau đó chọn Remove Table of Contents để tiến hành việc xóa Mục lục.
Những lỗi thường gặp phải khi tạo mục lục trong Word
Tạo mục lục trong Word đôi khi cũng có thể mắc những lỗi sai cơ bản khiến mục lục của bạn không thể hoàn hiện được. Sau đây là một số lỗi sai thường gặp khi tạo mục lục và cách khắc phục dành cho bạn.
Tất cả các Heading không hiển thị trên mục lục
Lỗi thứ nhất đó chính là mục lục không chứa tiêu đề bạn vừa thêm vào tài liệu của mình. Với lỗi này, bạn có thể khắc phục bằng cách cập nhật lại toàn bộ bảng mục lục. Nếu Heading không hiển thị, hãy kiểm tra xem liệu Heading có được áp dụng cho tiêu đề bạn đưa vào hay không.
Lỗi thứ hai có thể là mục lục không hiển thị tất cả các cấp heading, có nghĩa là cấp 1 được hiển thị nhưng không hiển thị các cấp 2, 3. Điều này có thể liên quan đến việc không áp dụng các kiểu hoặc mục lục không được thiết lập để chọn đúng kiểu bạn đã áp dụng. Để khắc phục, bạn chọn Table of Contents rồi nhấp References và chọn Custom Table of Contents để kiểm tra cài đặt tùy chỉnh.
Mục lục hiển thị quá nhiều văn bản
Trong tình trạng này, mục lục của bạn đang hiển thị toàn bộ đoạn văn bản. Cách khắc phục đó chính là chuyển đến vị trí đoạn đang hiển thị trong mục lục. Có thể chúng được áp dụng kiểu không chính xác, điều này có thể xảy ra khi bạn tiếp tục từ các đoạn trước khiến kiểu được đặt không chính xác.
Bạn hãy chọn đoạn văn và áp dụng lại kiểu phù hợp để nội dung đoạn không bị đưa vào mục lục. Bên cạnh đó, bạn nên kiểm tra lại các đoạn văn trước có định dạng đúng hay không và sao chép đúng kiểu sang một đoạn văn khác cho phù hợp.
Lỗi thứ hai có thể là mục lục đang hiển thị tất cả các đoạn văn bản. Trường hợp này là cả đề mục và đoạn văn đều có cùng một kiểu áp dụng. Vì vậy cần sửa lại kiểu cho đúng, nếu không có thể đưa nhầm một số mục vào bảng mục lục.
Kết luận
Bài viết trên đây là toàn bộ thông tin về cách tạo mục lục trong Word mà chúng tôi tổng hợp được dành cho các bạn. Hy vọng qua bài viết có thể giúp bạn hiểu rõ thao tác này hơn cũng như giúp bạn thực hiện mục lục một cách nhanh chóng nhất trong học tập và làm việc. Chúc các bạn thành công!
