Cách đánh số thứ tự trong Excel là một vấn đề đang được khá nhiều người quan tâm, nhất là những người mới làm quen với công cụ Excel. Bởi đây là một công cụ tính toán phổ biến nhất hiện nay, nó mang lại lợi ích cho người sử dụng trong việc tính toán, thống kê các dữ liệu. Việc đánh số thứ tự trong Excel cực kỳ đơn giản và dễ làm, chỉ với vài thao tác nhỏ với chiếc máy tính.
Đánh số thứ tự trong excel có đơn giản không?
Đối với những người mới tập làm quen với công cụ Excel thì các thao tác trong công cụ này có vẻ phức tạp. Nhưng riêng việc đánh số thứ tự trong Excel là một việc có thể thực hiện một cách dễ dàng, kể cả những người mới sử dụng công cụ này.
Do đó, đánh số thứ tự trong Excel vô cùng đơn giản, thực hiện nhanh chóng mà không tốn nhiều thời gian công sức. Chỉ cần các bạn thực hiện một số thao tác đơn giản với chiếc máy tính của bạn là bạn đã có thể làm được. Có rất nhiều cách đánh số thứ tự trong Excel, các bạn có thể chọn một cách đánh số thứ tự phù hợp mà các bạn cảm thấy dễ dàng thực hiện nhất.
Có những cách đánh số đơn giản đến mức chỉ cần bạn rê chuột là đã có thể đánh số thứ tự hoặc chỉ cần bạn gõ một vài phím trên bàn phím theo công thức của đánh số thứ tự trên Excel. Mỗi cách đánh số thứ tự đều có những ưu điểm riêng của nó, do đó người sử dụng công cụ Excel sẽ chọn cho mình một cách đánh số thứ tự thích hợp nhất.
Những cách đánh số thứ tự trong Excel là những cách vô cùng dễ làm mà không tốn quá nhiều thời gian hay công sức. Có thể nói rằng việc đánh số thứ tự trong Excel là một trong các việc làm cơ bản nhất để thao tác và làm quen với công cụ Excel.
Tại sao cần biết cách đánh số thứ tự trong Excel?
Như chúng ta đã biết, việc đánh số thứ tự trong excel là không quá phức tạp và cực kỳ dễ thực hiện. Tuy việc đánh số thứ tự là một việc làm đơn giản nhưng nó là một lợi thế đối với những người sử dụng công cụ Excel. Vì biết đánh số thứ tự trong Excel sẽ mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng trong khi làm việc với công cụ tính toán này.
Thao tác với công cụ Excel nhanh hơn
Nếu như các bạn chưa biết cách đánh số thứ tự đối với công cụ này thì để đánh số các bạn phải nhập từng con số lên trên cột số thứ tự. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của các bạn và thao tác rất lâu trên máy.
Khi các bạn đã biết cách đánh số thứ tự trong công cụ Excel thì mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn chỉ việc thao tác một vài bước với chiếc máy tính của mình là bạn đã có thể đánh số thứ tự thành công một cách dễ dàng. Từ đó bạn sẽ thành thạo hơn và thao tác nhanh hơn khi sử dụng công cụ tính toán tiện ích này.
Công sức và thời được tiết kiệm nhiều hơn
Biết đánh số thứ tự trong Excel không chỉ giúp bạn thao tác nhanh hơn và tiết kiệm được khá nhiều thời gian lẫn công sức. Chỉ với một số thao tác nhỏ là bạn đã có thể đánh số thứ tự thành công một cách nhanh chóng.
Việc thao tác nhanh trên công cụ Excel sẽ giúp cho các bạn có nhiều thời gian hơn để làm những công việc khác và có thể hoàn thành công việc được giao một cách sớm nhất có thể. Ngoài ra, điều đó còn giúp cho bạn tiết kiệm khá nhiều công sức vì bạn chỉ thực hiện một số bước là có thể thực hiện được.
Đánh số thứ tự bằng cách sử dụng chuột
Đây là một cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản nhất trong công cụ tính toán. Bởi theo cách thực hiện này, các bạn chỉ cần kéo chuột là đã có thể đánh số được. Vì vậy, ai ai cũng có thể đánh số thứ tự trong Excel.
Các bước thực hiện
Bằng cách thực hiện này, các bạn sẽ không tốn quá nhiều thời gian và công sức mà lại còn thao tác cực kỳ nhanh trên máy tính. Sau đây là hai bước của cách đánh số thứ tự này.
- Bước 1, đầu tiên là các bạn mở tệp công cụ tính toán Excel và sau đó các bạn hãy nhập số thứ tự cho hai ô đầu tiên của cột hoặc hàng mà bạn muốn đánh số thứ tự. Tiếp theo đó là các bạn hãy dùng chuột để bôi đen hai ô vừa điền số ở trên.
- Bước 2, tiếp đến là các bạn hãy rê chuột vào vị trí phía dưới cùng bên góc trái cho đến khi các bạn đã thấy xuất hiện các hình vuông nhỏ và dùng chuột để kéo xuống đến hết vị trí cần đánh số thứ tự để có thể đánh số thứ tự trong Excel.
Ưu và nhược điểm của cách đánh số thứ tự trong Excel này
Cách đánh số thứ tự trong Excel này tuy rất đơn giản dễ làm nhưng song song đó nó cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Những nhược điểm của cách thực này là rất nhỏ và không đáng kể, còn các ưu điểm của cách làm này thì lại rất nổi trội. Do đó, cách đánh số thứ tự này được đa số người dùng công cụ Excel sử dụng.
- Về ưu điểm là cách thực hiện này cực kỳ nhanh chóng, đơn giản và dễ dàng thực hiện chỉ với một vài thao tác nhỏ.
- Về nhược điểm đó là khi xóa một hoặc một số hàng bất kỳ thì số thứ tự đã đánh sẽ không được tự cập nhật. Vì vậy, việc nhập liệu đối với những con số cực lớn có thể lên đến hàng trăm hay hàng ngàn thì sẽ khó trong việc quản lý chúng.
Cách đánh số thứ tự trong Excel là sử dụng Stop Value
Đây là một trong những cách đánh số thứ tự trong công cụ tính toán Excel mà đa số các kế toán hoặc các người dùng đều sử dụng cách thực hiện này. Bởi vì nó có thể nhập được số lượng hàng rất lớn. Có ba bước thực hiện đơn giản của cách đánh số thứ tự này.
- Bước 1 đầu tiên là các bạn hãy mở tệp công cụ Excel ra và tiến hành nhập số một vào trong ô bắt đầu.
- Bước 2, tiếp theo các bạn hãy chọn vào Fill và Excel sẽ hiện ra một bảng có nhiều sự lựa chọn, các bạn hãy chọn mục Series. Sau đó một giao diện khác sẽ được hiện ra ở bảng phía trên.
- Bước 3 là ở trong mục Series in các bạn hãy chọn vào Columns. Và ở trong mục mục Stop Value, các bạn ấn chọn số các bạn muốn kết thúc.
Cách đánh số thứ tự này có những ưu điểm nổi bật mà những cách thực hiện khác không có được. Cách đánh số thứ tự này cũng có một vài nhược điểm, nhưng các nhược điểm này rất nhỏ và sẽ không gây quá nhiều khó khăn cho người sử dụng.
- Ưu điểm của cách đánh số thứ tự này là nhập được số lượng hàng khá lớn có thể lên đến hàng chục ngàn hoặc không giới hạn.
- Nhược điểm của nó tương tự với cách đánh số thứ tự bằng cách rê chuột là khi các bạn xóa một hàng bất kỳ thì số thứ tự sẽ không được tự cập nhật và rất khó có thể phát hiện khi bạn làm việc với một dữ liệu lớn.
Đánh số thứ tự bằng cách sử dụng hàm Row
Một trong những cách đánh số thứ tự trong Excel chuyên nghiệp nhất có lẽ là cách đánh số thứ tự này. Đây là một cách đánh số thứ tự trong công cụ tính toán Excel mà hầu hết những người đã dùng Excel lâu năm thường xuyên sử dụng cách này. Họ khá thành thạo về các thao tác với những ứng dụng tin học văn phòng như kế toán, nhân viên nhập liệu, kế toán trưởng,…
Các bước thực hiện
Đa số người dùng Excel thành thạo sẽ sử dụng cách này vì nó có ưu điểm nổi trội hơn và những ưu điểm này rất phù hợp, tiện lợi đối với công việc của họ. Sau đây là các bước thực hiện của cách đánh số này
- Bước 1 là đầu tiên các bạn hãy nhập hàm =ROW( )-1 vào ô bắt đầu. Con số -1 này là vì bạn đang ở hàng số 2 nhưng lại muốn đánh số thứ tự là 1, do đó các bạn sẽ dùng ROW( )-1. Nếu các bạn đang ở hàng thứ 3 mà lại muốn đánh số thứ tự là 1 thì hãy dùng ROW( )-2.
- Bước 2, tiếp đến là các bạn hãy để con trỏ chuột ở góc phía dưới bên phải và sau đó kéo xuống đến hết vị trí các bạn muốn đánh số cho cột.
Ưu nhược điểm của cách đánh số thứ tự Excel này
Cách đánh số thứ tự này có những ưu điểm rất nổi bật cho nên hầu hết những người làm các công việc văn phòng đã sử dụng cách này để đánh số thứ tự trong Excel. Ngoài ra, cách thực hiện này còn có những khuyết điểm riêng của nó, nhưng những khuyết điểm này là không đáng kể so với những lợi ích mà nó mang lại.
- Các ưu điểm của cách thực hiện khi xóa một hàng bất kỳ thì các số thứ tự sẽ được tự động cập nhật và công thức của hàm khá đơn giản nên rất dễ nhớ.
- Nhược điểm đó là khi các bạn muốn đánh số thứ tự có số lượng hàng lớn lên thì cần phải kéo thủ công bằng tay.
Cách đánh số thứ tự trong Excel là dùng công thức
Đây là một cách đánh số thứ tự trong Excel cực kỳ tiện lợi và nhanh chóng mà lại còn rất dễ thực hiện. Cách đánh số thứ tự này được đa số người dùng Excel sử dụng vì những ưu điểm và thao tác đơn giản của nó. Dưới đây là hai bước để thực hiện đánh số thứ tự bằng công thức.
- Bước 1, đầu tiên là các bạn mở tệp Excel và tiến hành nhập số thứ tự vào ô đầu tiên, sau đó các bạn nhập công thức là = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo. Ví dụ như bạn nhập số thứ tự ô đầu tiên ở vị trí A2, tiếp theo bạn nhập công thức ở ô phía bên dưới là “=A2+1”.
- Bước 2, các bạn dùng chuột đặt vào hình vuông nhỏ tại góc ô đó tiếp tục kéo xuống đến hết vị trí của ô mà bạn muốn đánh số.
Kết luận:
Cách đánh số thứ tự trong Excel là cực kỳ đơn và có thể dễ dàng thực hiện được, kể cả những bạn mới đang tập làm quen với công cụ tính toán Excel này. Biết cách đánh số thứ tự sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các bạn khi thao tác hoặc làm việc với công cụ Excel. Có rất nhiều cách đánh số thứ tự trong công cụ Excel đơn giản và tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức.
