Cách lọc dữ liệu trong excel vẫn luôn là tâm điểm chú ý của nhiều người dùng ứng dụng này. Làm sao để có thể tiến hành lọc những dữ liệu một cách đơn giản cũng như đem đến kết quả tốt cho công việc? Tại bài viết này, mọi thắc mắc của bạn về bộ lọc Filter sẽ được giải đáp cụ thể, rõ ràng.
Lọc dữ liệu được hiểu như thế nào?
Bộ lọc trong excel là một trong những công cụ giúp người dùng ứng dụng này có thể thoải mái sắp xếp dữ liệu theo ý muốn. Chỉ cần một vài thao tác nhỏ, đã có thể lọc được những thông tin cần tìm nhanh chóng. Mang đến rất nhiều giá trị và lợi ích cho người dùng excel.
Bộ lọc dữ liệu tự động hay còn gọi là Autofilter đã được tổng công ty của excel cho ra mắt cách đây khá lâu. Kể từ ngày xuất hiện trước người dùng, nó đã khiến họ phải kinh ngạc vì sự tiện lợi này. Đặc biệt là đối với những bảng biểu dài lên đến hàng trăm, hàng ngàn cột, ô, có mặt của bộ lọc sẽ giúp ích được rất nhiều.
Nếu trước đây, muốn tìm kiếm thông tin trên bảng tính excel, người ta chỉ có thể vận dụng cách truyền thống là lê chuột tìm. Quá trình này mất rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên. Nhưng kể từ lúc có Autofilter, mọi chuyện đã được giải quyết tốt đẹp và nhanh chóng.
Đây là một trong những thiết kế thành công nhất của tập đoàn Microsoft, mang đến cho người dùng những công nghệ hiện đại, tiên tiến. Cho dù đã trải qua thời gian khá dài nhưng những ý nghĩ của bộ lọc này mang đến là vô tận. Cách lọc dữ liệu trong excel đã góp phần làm tăng giá trị cho thương hiệu.
Lọc dữ liệu mang đến những lợi ích gì cho người dùng
Lọc dữ liệu thật sự mang đến rất nhiều những công dụng tuyệt vời cho người sử dụng excel. Nhờ có công cụ này mà người dùng cảm thấy thoải mái, dễ dàng hơn và giảm được độ khó, áp lực công việc. Đó cũng là lý do vì sao nhiều người luôn tìm kiếm cách lọc dữ liệu excel nhanh chóng và hiệu quả.
Giúp người dùng dễ dàng quan sát dữ liệu từ máy tính
Cách lọc dữ liệu trong excel với lợi ích rõ ràng nhất phải kể đến chính là giúp bạn quan sát bảng biểu một cách toàn diện, bao quát hơn. Một trang tính excel có hàng ngàn dòng, hàng ngàn cột khác nhau. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng, nó sẽ được liệt kê từng loại thông tin như số, kí hiệu, chữ,…
Để có thể mở bảng excel và quan sát dữ liệu trực quan, người ta đã sáng tạo ra bộ lọc thông tin này. Nhờ có các thao tác lọc, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những giá trị, dữ liệu mà mình muốn. Chỉ mất có vài giây đã có thể nhanh chóng nhận biết được những dữ liệu quan trọng trong bảng tính.
Bên cạnh đó, việc sắp xếp những thông tin dữ liệu cũng được thực hiện một cách trật tự, khoa học và có logic. Bạn có thể dễ dàng đưa thông tin lên trên, xuống dưới, sang trái, sang phải để quan sát. Từ việc sắp theo chữ số, giá trị lớn nhỏ cho đến sắp theo màu sắc, định dạng cũng được ra mắt và đưa vào sử dụng.
Thông qua những cách lọc dữ liệu trong excel mà bạn có thể tiết kiệm thời gian để làm công việc khác. Bên cạnh đó là nâng cao hiệu quả làm việc cho chính bản thân và công ty. Tình trạng sức khỏe tốt lên do không phải ngồi hàng giờ trên máy tính, đặc biệt là vấn đề về mỏi mắt được giải quyết.
Cách lọc dữ liệu trong excel sẽ hỗ trợ phân tích nội dung
Bên cạnh việc sắp xếp và theo dõi dữ liệu được thuận tiện, dễ dàng, bộ lọc còn có thể giúp bạn thực hiện các phép tính, các hàm nhanh chóng. Điều này sẽ hỗ trợ cho việc phân tích giá trị của dữ liệu tốt hơn rất nhiều trước lúc chưa lọc. Từ đó, người dùng có thể thực hiện thêm nhiều bài tính phức tạp trên excel.
Khi đã lọc dữ liệu theo giá trị từ lớn đến nhỏ sẽ giúp cho các hàm tính diễn ra suôn sẻ và mượt mà hơn rất nhiều. Không chỉ vậy, sau khi dữ liệu được tính ra kết quả nó cũng sẽ được sắp xếp theo một trình tự nhất định. Nhờ có điều này, người dùng excel có thể không cần mất công thực hiện lọc nhiều lần.
Khi một bảng biểu được định dạng và sắp theo thứ tự mong muốn, bạn có thể dễ dàng quan sát và tiến hành một số phân tích chuyên nghiệp. Nhất là đối với các công việc nghiên cứu số liệu như kế toán, nhân viên sale, tài chính ngân hàng,… Đòi hỏi người dùng excel phải có suy nghĩ nhanh nhạy, bắt kịp thị trường.
Cách lọc dữ liệu trong excel bằng bộ lọc có sẵn
Lọc dữ liệu là một trong những thao tác không khó, ai cũng có thể làm được một cách nhanh chóng. Đặc biệt là phương pháp sử dụng bộ lọc filter có sẵn trên thanh công cụ. Chỉ cần một vào thao tác chuột, bạn đã có thể thực hiện lọc dữ liệu theo mong muốn.
Ưu điểm của cách lọc dữ liệu trong excel này mang đến cho người dùng một trải nghiệm nhanh gọn. Bạn không cần phải sử dụng bàn phím để gõ hàm phức tạp, chỉ cần quan sát và thực hiện trên màn hình là xong ngay. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và đưa ra kết quả ngay lập tức.
Tuy nhiêm điểm chưa tối ưu của cách lọc này là chưa thực hiện được các quy trình lọc phức tạp. Khiến người dùng cần phải dùng đến hàm filter, gây mất thời gian. Ngoài ra, đôi khi máy tính gặp trục trặc, cách lọc cũng sẽ dễ bị giật lag, đơ, khiến bạn không thể quan sát dữ liệu.
Các bước tìm kiếm và mở bộ lọc trên thanh công cụ
Để thực hiện lọc dữ liệu nhanh và tiện nhất, bạn có thể kéo chọn vùng và nhấn lọc theo ký hiệu A và Z bên phải thanh công cụ. Tuy nhiên, nếu muốn sử dụng bảng lọc để tìm kiếm một vào thao tác sắp xếp phức tạp hơn, bạn phải mở bảng ở hệ thống.
- Bước 1: Sau khi nhập dữ liệu và định dạng xong, người dùng sẽ chọn vùng dữ liệu bằng cách kéo thả chuột từ ô này đến ô kia. Bạn có thể chọn một cột muốn lọc, hoặc toàn bảng biểu nếu cần thiết. Cách thực hiện là nhấn chuột trái liên tục và kéo từ đầu này sang đầu kia.
- Bước 2: Bạn sẽ tìm kiếm trên thanh công cụ và chọn vào Home, đây được gọi là ngôi nhà chung của toàn bộ ứng dụng excel. Nơi đây quy tụ những nút lệnh đơn giản và cơ bản nhất của hệ thống.
- Bước 3: Trong Home, người dùng sẽ chọn Sort and Filter, sau đó nó sẽ xuất hiện một loạt các chức năng cho bạn chọn. Bạn muốn mở bảng lọc chỉ cần nhấp vào chữ Filer đầu tiên.
Cách lọc dữ liệu trong excel bằng thao tác dễ nhất
Đầu tiên, khi đã mở bảng lọc lên, bạn sẽ nhìn thấy trên từng cột dữ liệu sẽ xuất hiện dấu mũi tên đi xuống. Đó chính là ký hiệu đại diện cho bộ lọc đã được tích hợp vào trong cột. Bạn chỉ cần chọn vào từng ký hiệu để tiến hành lọc theo mong muốn của mình.
Khi kích vào mũi tên, bảng lọc sẽ hiện lên với rất nhiều cách lọc từ sắp xếp lớn nhỏ cho đến sắp theo chữ số. Bạn sẽ chọn một cách lọc phù hợp nhất với bảng biểu của mình. Sau đó là chọn dữ liệu cần lọc, nếu không chọn, hệ thống sẽ tự hiểu là lọc hết toàn bộ những vùng bạn chọn.
Nếu chỉ muốn lọc một cột, bạn chỉ cần bỏ dấu tích ở ô Select All và kéo xuống phía dưới những cột muốn lọc. Ví dụ cột tên, ngày sinh và cân nặng, sẽ không thể sử dụng chung một cách lọc vì sẽ dẫn đến rối bảng biểu. Do đó, bạn phải sắp xếp dữ liệu một cách có logic nhất để quan sát tốt hơn.
Cách lọc dữ liệu trong excel bằng hàm Filter phổ biến
Nếu đã quá quen thuộc với cách sử dụng bộ lọc thủ công, người dùng có thể chuyển qua dùng cách lọc bằng hàm. Đây là phương pháp toàn diện nhất nhưng không phải ai cũng có thể làm được. Đối với người mới dùng excel, sẽ gặp nhiều khó khăn khi sử dụng hàm lọc Filter.
Cách lọc dữ liệu trong excel này tuy không dễ nhưng nó mang đến cho người dùng nhiều chức năng và khả năng lọc đa dạng hơn. Bạn có thể sử dụng nó để thực hiện nhiều cách sắp xếp khó theo định dạng khác nhau. Ngoài ra, cách làm này không mượt mà và không dẫn đến sai sót cho người dùng.
Giới thiệu công thức hàm Filter để lọc dữ liệu
Excel có cho mình hàng trăm công thức hàm không nhau, mỗi một hàm lại có những công dụng tuyệt vời riêng biệt. Nó giúp bạn rất nhiều trong thao tác trên ứng dụng này, làm cho công việc trở nên thuận tiện không ít. Nhất là hàm lọc Filter, đây là một trong những hàm được dùng nhiều nhất.
Công thức được cung cấp từ nhà phát hành là = FILTER(array,include,[if_empty]). Trong đó array có nghĩa là vùng dữ liệu cần lọc, đó sẽ là ký hiệu của từng ô trong trang tính. Include chính là điều kiện lọc như từ nhỏ đến lớn, lọc theo màu, lọc theo giới tính,…
Và if_empty chính là thứ không thể thiếu trong hàm này, nó quyết định thành công của thao tác lọc. Có nghĩa là nếu lọc dữ liệu mà không ra được kết quả thi sẽ trả lại gì cho ô. Thông thường, bạn có thể nhập về một giá trị cũ hoặc chữ “trống” nếu cần thiết.
Sử dụng hàm Filter là cách lọc dữ liệu trong excel hiệu quả
Để tiến hành dùng hàm này, bạn cần có một bảng dữ liệu, trong đó có chứa từ 2 nguồn thông tin trở lên. Bạn sẽ chọn một ô bất kỳ để nhập hàm vào đó, lưu ý phải nhập đúng ký tự ô cần lọc. Nếu nhập sai khoản này, toàn bộ lệnh của bạn sẽ không có hiệu lực và máy sẽ thể hiện lỗi.
Sau khi thực hiện xong lệnh, máy tính sẽ lập tức cho ra kết quả bằng một bảng biểu hoặc cột, hàng chứa dữ liệu bạn lọc ra. Khác với bộ lọc tay là thể hiện kết quả trên bảng tính ban đầu, có thể gây nhiễu loạn thông tin. Còn hàm sẽ tiện lợi hơn nhờ việc tách riêng thông tin, giúp bạn kiểm tra và quan sát kỹ càng.
Lời Kết
Cách lọc dữ liệu trong excel làm sao cho nhanh và an toàn nay đã không còn là vấn đề đối với nhiều người. Chỉ cần nắm được từng bước làm và thực hiện theo trình tự, bạn sẽ có thể sắp xếp dữ liệu một cách khoa học, hợp lý.
