Excel là phần mềm được rất nhiều người sử dụng để phục vụ công việc và học tập. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng Excel lại có rất nhiều người không biết cách xuống dòng trong Excel để chỉnh cho trang tính có bố cục rõ ràng. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách xuống dòng trong thật chi tiết nhất.
Cách xuống dòng sử dụng phím tắt Alt+Enter
Trong Excel, việc bạn chỉ nhấn Enter sẽ khiến trỏ chuột nhảy xuống những ô bên dưới nhưng không thể xuống dòng giống như cách làm Word. Khi bạn nhập nội dung của dữ liệu quá dài thì bạn sẽ gặp trường hợp nội dung bị tràn sang các ô bên cạnh. Để căn chỉnh cho nội dung dữ liệu được hiển thị đầy đủ trong 1 ô tính bạn sẽ cần đến tính năng ngắt dòng của Excel.
Sử dụng Alt + Enter – Cách xuống dòng trong Excel nhanh nhất
Để xuống dòng trong ô Excel, đối với cách làm này bạn có thể xuống dòng trong một ô một cách dễ dàng. Bằng cách là tại điểm muốn xuống dòng bạn nhấn tổ hợp phím Alt + Enter. Đối với nền tảng Windows thì bạn cũng sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter.
Và đối với nền tảng MacOS, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Command + Enter. Ngoài ra trên Google Spreadsheets, bạn có thể nhấn tổ hợp Ctrl + Enter hoặc Alt + Enter để ngắt dòng. Hướng dẫn thực hiện nhanh là bạn chỉ cần nhập nội dung vào ô tính, sau đó bạn đặt dấu nháy tại nơi cần xuống dòng rỗi nhấn tổ hợp phím Alt + Enter.
Hướng dẫn thao tác thực hiện chi tiết cho bạn là bạn chỉ cần đặt dấu nháy chuột vào vị trí mà bạn muốn xuống dòng và nhấn tổ hợp phím Alt + Enter. Sau khi bạn đã sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter, nội dung nằm sau dấu nháy sẽ tự động xuống dòng.
Sau đó chúng ta tiến hành định dạng lại nội dung sao cho phù hợp. Những vấn đề thường gặp khi sử dụng tổ hợp phím này là không tách được các dữ liệu theo những cách thông thường. Gây khó khăn cho bạn khi phân tích dữ liệu. Phương pháp khắc phục vấn đề này là sử dụng Text to Column cho những kí tự đặc biệt bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + J.
Sử dụng Find & Replace cũng là cách xuống dòng trong Excel
Nếu bạn đã đọc nội dung của đoạn văn trên thì chắc chắn bạn đã thấy Ctrl + J rồi đúng không? Không chỉ dùng mục Text to Column mà với những phím tắt này, ta còn có thể ứng dụng để xuống dòng trong ô với Find & Replace cụ thể là bạn chỉ cần vào Find & Replace chọn Replace.
Sau đó bạn thay thế toàn bộ dấu cách bằng tổ hợp phím Ctrl + J( bạn ấn đồng thời 2 phím Ctrl + J tại mục Replace with). Và cuối cùng bạn ấn vào chọn Replace All. Ngoài tổ hợp phím tắt Alt + Enter, bạn có thể sử dụng Wrap Text để xuống dòng trong Excel, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn trong phần tiếp theo.
Cách xuống dòng trong Excel bằng ứng dụng Wrap Text
Tính năng này sẽ giúp dữ liệu trong một ô của bạn tự động ngắt dòng để hiển thị nội dung vừa đủ với độ rộng của ô, bạn có thể điều chỉnh độ rộng của mỗi ô để nội dung được hiển thị theo bố cục mà bạn mong muốn. Lưu ý đây chỉ là cách ngắt dòng theo hình thức. Tuy nhiên ở thực tế các từ vẫn được ngăn cách bằng dấu cách.
Thực hiện cách xuống dòng trong Excel theo cách đơn giản
Hướng dẫn thao tác thực hiện nhanh cho bạn là bạn chỉ cần chọn ô chứa nội dung cần ngắt dòng, sau đó bạn chọn Wrap Text trên thanh công cụ để tiến hành ngắt dòng. Hướng dẫn thao tác thực hiện một cách chi tiết cụ thể nhất cho bạn là để bạn có thể sử dụng Wrap Text một cách dễ dàng thì việc đầu tiên bạn cần làm là nhập dữ liệu vào ô tính.
Tiếp theo chọn ô mà bạn muốn ngắt dòng và chọn vào Wrap Text trong mục Alignment trên thanh công cụ Home, những dữ liệu trong ô sẽ tự động xuống hàng khớp với độ rộng của ô. Sau đó bạn chỉ cần điều chỉnh lại độ rộng của mỗi ô và nội dung của nó theo một bố cục rõ ràng đẹp mắt và hoàn chỉnh hơn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể định dạng Wrap Text cho một ô tính trước khi bạn nhập dữ liệu bằng cách chọn ô tính sau đó nhấn chọn vào Wrap Text. Cách xuống dòng trong Excel này có thể thực hiện trên những phiên bản khác của Excel như là Excel 2020, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003. Tuy nhiên bạn cũng có thể thực hiện Wrap Text trên Google Spreadsheets.
Thực hiện cách xuống dòng trong Excel theo cách nâng cao
Cách xuống dòng trong Excel này tuy dài hơn phương pháp cơ bản, nhưng với phương pháp này bạn có thể tùy chỉnh thêm các bố cục của nội dung trong ô cũng như độ nghiêng của văn bản, căn chỉnh nội dung giữa ô,… giúp cho việc hiển thị nội dung một cách rõ ràng hơn.
Hướng dẫn thao tác thực hiện nhanh là bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc vào mục Format trên thanh công cụ chọn Format Cells rồi chọn tiếp mục Alignment trong bảng Format Cells sau đó bạn chọn Wrap Text rồi nhấn OK để kết thúc.
Hướng dẫn thao tác thực hiện một cách chi tiết là để bạn mở được bảng Format Cells bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc vào chọn mục Format rồi chọn Format Cells.
Tiếp tục bạn chọn mục Alignment trong bảng Format Cells và click vào ô Wrap Text, cuối cùng là nhấn OK. Sau khi bạn đã hoàn tất thì nội dung văn bản sẽ tự động xuống dòng, đồng thời độ rộng ô và độ cao hàng cũng sẽ tự động căn chỉnh mà không cần bạn phải tự chỉnh sửa một cách thủ công .
Để tùy chỉnh sẵn Wrap Text cho toàn trang tính bạn chọn vào biểu tượng tam giác trên màn hình và chọn Wrap Text, hệ thống sẽ tự động thực hiện Wrap Text cho toàn trang tính, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Lưu ý là dù bạn sử dụng cách nào đi nữa thì những dữ liệu trong các ô được chọn đều có liên kết với chiều rộng cột. Nếu bạn thay đổi chiều rộng của một cột thì việc tự động ngắt dòng cũng sẽ được thay đổi theo.
Những vấn đề thường gặp
Tuy việc phân tách thành phần không theo cách thông thường đã được hạn chế, Wrap Text đối với những dữ liệu được nhập vào thường sử dụng để đặt tiêu đề. Tuy nhiên việc lạm dụng để phân tách dữ liệu khiến các phần mềm không hiểu được hoặc hiểu sai dữ liệu nhập vào.
Trong đó lỗi không tách được các thành phần trong văn bản giống như tổ hợp Alt + Enter. Tổ hợp phím Alt + Enter có thể ngắt dòng các nội dung trong văn bản nhưng với Wrap Text lại không thể thực hiện chức năng này.
Lỗi không tự điều chỉnh chiều cao trong một hàng. Khi chọn tính năng Wrap Text để xuống dòng mà ô tính không hiển thị hết những dữ liệu thì có thể bạn chưa cài đặt tự điều chỉnh độ cao của hàng (AutoFit Row Height).
Biện pháp khắc phục cách xuống dòng trong Excel không bị lỗi
Chỉ cần bạn chọn mục Format trên thanh công cụ, rồi chọn AutoFit Row Height thì hệ thống sẽ tự động căn chỉnh độ cao của hàng mà bạn không cần phải thực hiện nó, giúp cho việc xuống dòng bằng Wrap Text diễn ra suôn sẻ hơn.
Cách xuống dòng trong Excel theo Format Cells
Bạn click chuột vào nội dung văn bản đã nhập trong Excel rồi nhấp chuột phải chọn mục Format Cells… xuất hiện trong danh sách. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện giao diện hộp thoại mới. Tại đây, bạn nhấn tab Alignment rồi chọn vào mục Wrap text trên màn hình.
Ngoài ra, tại đây bạn có thể tùy chỉnh nhiều dữ liệu hơn với những ô tính cho dữ liệu được phù hợp. Nhấn OK khi đã hoàn tất cách xuống dòng trong Excel để lưu lại các thao tác thực hiện.
Nội dung của những dữ liệu cũng sẽ được chuyển xuống dòng mà bạn không cần phải sang cột khác. Đồng thời nội dung trong những dòng cũng sẽ tự động được căn chỉnh mà chúng ta không cần phải chỉnh sửa như những cách thủ công thông thường.
Nếu bạn muốn nội dung trong ô Excel được tự động căn chỉnh thì bạn chỉ cần điều chỉnh trong mục Format Cells, sau đó nội dung dữ liệu trong Excel sẽ được điều chỉnh phù hợp với độ rộng của cột chứa nó.
Cách ngắt dòng các ký tự cụ thể trong Microsoft Excel
Đôi khi, những yêu cầu thực tế khiến bạn buộc phải xuống dòng liên tục sau các ký tự hoặc một chữ cái nào đó. Vậy phải làm thế nào? Đầu tiên, bạn hãy bôi đen để chọn tất cả dữ liệu trong các ô mà bạn muốn chèn thêm dấu ngắt dòng.
Nhìn trên thanh công cụ, bạn sẽ tìm tab “Home” và bấm chọn vào đó. Một menu tương ứng tùy chọn sẽ lập tức mở ra ngay. Tại đây, bạn sẽ vào chọn mục Find & Select sau đó bạn chọn Replace. Nếu bạn không muốn sử dụng chuột, thì bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+H để truy cập nhanh vào hộp thoại Find & Select này.
Lúc này hộp thoại sẽ xuất hiện chính giữa màn hình, bạn sẽ tìm mục “Find what”, sau đó bạn hãy nhập ký tự mà mình đang tìm kiếm. Trong những ví dụ thông thường mà chúng ta biết, thứ mà được mọi người đang tìm kiếm là dấu phẩy dùng để ngăn cách tên người trong văn bản. Sau đó bạn chỉ cần nhấn vào nút Replace All ở dưới cùng để thay thế tất cả các dấu phẩy bằng dấu ngắt xuống dòng.
Vấn đề thường gặp của cách xuống dòng trong Excel này là việc xuống dòng này sẽ xử lý được những dữ liệu nhập vào cần xử lý, tuy nhiên không được dùng để thiết lập định dạng các dữ liệu ở tiêu đề. Để khắc phục được vấn đề này bạn chỉ cần chuyển qua nhập tổ hợp Alt + Enter hoặc Wrap Text. Tùy những trường hợp khác nhau mà bạn sẽ có những cách xuống dòng phù hợp.
Kết luận
Bài viết trên đây đã phần nào giúp bạn hiểu cách xuống dòng trong Excel một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Bạn hãy đọc bài viết này thật kỹ nhé nó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Và sau đó bạn hãy thử làm theo hướng dẫn và xem thành quả thu được như thế nào bạn nhé.
