Hàm Countif trong Excel là một loại phép tính vô cùng hữu dụng, ngay từ khi xuất hiện đã hỗ trợ cho con người trong rất nhiều lĩnh vực, đặc biệt là tính toán thống kê. Tuy nhiên, cách sử dụng hàm Countif sẽ không chỉ tóm gọn trong vài bước đơn giản, người dùng cần phải học thêm nhiều cách ứng dụng nâng cao để hàm phát huy tối ưu lợi ích của mình.
Bạn biết gì về hàm Countif trong Excel?
Excel là một loại chương trình bảng tính được cho ra mắt và điều hành bởi một trong những công ty phần mềm lớn nhất thế giới – Microsoft Office. Ngay từ những năm đầu ra mắt, Excel đã khiến người dùng phải hoàn toàn bất ngờ về thiết kế độc đáo và những công dụng thần kỳ mà mình đem đến trong đời sống.
Bảng tính của Excel được mọi người dùng để lưu trữ các giá trị, một dãy số khó nhớ, liệt kê những thông tin dưới dạng hàng và cột. Không những thế, Excel còn cung cấp hàng loạt những hàm cấu trúc có chức năng đánh số thứ tự, tính toán, tìm giá trị trong phạm vi theo yêu cầu, đếm ô trống và ô không trống.
Trong đó, hàm dùng để đếm hay còn gọi là hàm Countif trong Excel là một trong những loại cấu trúc khó áp dụng nhất. Bởi lẽ, nó sẽ được kết hợp với một số tên hàm khác nhau để tạo ra một câu lệnh có điều kiện. Tuy nhiên, việc sử dụng thành thạo Countif sẽ tương tự cánh tay trái trong cuộc sống công việc của bạn.
Hàm Countif trong Excel là một dạng nâng cao mà hầu như những vị trí kiểm toán, kế toán của công ty đều yêu cầu. Người dùng sẽ đặt ra điều kiện kèm theo mỗi khi sử dụng Countif làm công cụ tính toán. Nhờ vào yếu tố đó, lệnh sẽ được thi hành trong phạm vi quy định để cho ra kết quả nhanh và chính xác nhất.
Những công thức gốc của hàm Countif trong Excel
Ban đầu làm quen với hàm Countif trong Excel, người dùng sẽ được giới thiệu công thức gốc. Sau khi đã áp dụng thành thạo những yêu cầu cơ bản từ cấu trúc này, bạn mới bắt đầu tiến đến câu lệnh nâng cao hơn. Tương tự như vậy, ở các giáo trình môn tin học cũng để học sinh làm quen với công thức cơ bản trước.
Cấu trúc hàm Countif được thực hiện như sau: =Countif (range,criteria), trong đó range là đánh dấu phạm vi để áp dụng câu lệnh đếm. Criteria được hiểu như điều kiện đi kèm để chỉ định những ô giá trị nào sẽ được thực hiện đếm. Người dùng có thể lặp lại cấu trúc đến hơn 100 lần cho một công thức.
Khi thao tác hàm Countif trong Excel, bạn không cần phải nhớ chính xác từng ký tự hoặc tên của câu lệnh. Hệ thống sẽ tự động gợi ý và cung cấp cả công thức ngay khi bạn chỉ vừa gõ một vài từ đầu tiên. Điều kiện bắt buộc phải được đặt trong dấu ngoặc kép, thay tất cả các dấu phân cách trong câu bằng dấu phẩy.
Phương pháp sử dụng hàm Countif phổ biến
Đối với những đối tượng đã thành thạo và tìm hiểu về phương pháp tính toán bằng hàm Countif trong Excel, chắc chắn sẽ không dừng lại ở việc áp dụng công thức cơ bản. Tính chính xác mà cấu trúc này mang lại là tuyệt đối, vậy nên nhiều người không ngại khi phải kết hợp với câu lệnh khác để hỗ trợ ra kết quả nhanh hơn.
Sử dụng hàm Countif cho văn bản và số
Ví dụ bạn muốn đếm lượng sản phẩm đã được liệt kê trong bảng trên, cách đơn giản và nhanh chóng nhất chính là sử dụng hàm Countif. Thay vì di chuột vào từng hàng và đếm một cách thủ công, người dùng nên áp dụng cấu trúc =Countif (range;criteria).
Ví dụ trong trường hợp cần tính có bao nhiêu đối tượng là nữ trong lớp học, danh sách được đánh dấu từ ô C2 đến C40. Bạn cần nhập chính xác như sau: =Countif (C2:C40, “Nữ”), trong đó phần từ hoặc số cần tìm phải được để trong dấu ngoặc kép. Khi đánh dấu phạm vi, nhấn giữ con trỏ chuột và kéo từ điểm đầu đến điểm cuối.
Đây gần như là cách áp dụng đơn giản và cơ bản nhất của hàm Countif trong Excel, câu lệnh cũng không cần thực hiện quá nhiều bước tính toán. Vậy nên kết quả cho ra mang tính chính xác tuyệt đối, hơn nữa còn tiết kiệm được kha khá thời gian thống kê.
Dùng Countif để đếm ô bắt đầu hoặc kết thúc bằng một ký tự
Đối với trường hợp một công ty sản xuất hàng hóa, họ đang cần tìm những mã hàng có cùng loại để đánh dấu. Hàm Countif trong Excel sẽ là một trợ thủ đắc lực trong vấn đề này, không những đưa ra kết quả chính xác mà còn giúp người kiểm toán thống kê được số lượng một cách nhanh nhất.
Ví dụ ở công ty chuyên mua bán sữa, họ nhập một lượng lớn hàng từ nhiều thương hiệu như Vinamilk, TH True Milk, Dutch Lady, Dalat Milk. Nhiệm vụ lúc này là thống kê chính xác và đầy đủ số lượng mà công ty đã đặt bằng cách đếm ký tự mã hàng được ghi từ ô B2 đến B100.
Trong trường hợp này, Countif sẽ được sử dụng như sau: =Countif (B2:B100, “*TH”), kết quả sẽ cho tương đương với số lượng mà công ty đã nhập TH True Milk. Nhưng áp dụng cách đếm này nhiều lần cũng không phải là cách tối ưu nhất, bạn có thể nâng cao hơn bằng việc kết hợp Countif với hàm if và thực hiện chỉ trong một lần.
Sử dụng hàm Countif trong Excel khi cố định phạm vi
Trên phần mềm Excel, cho phép người dùng mở rộng thêm nhiều bảng tính khác, trong đó họ có thể nhập số liệu và những thông tin liên quan. Cách làm này sẽ không gây khó khăn cho việc tính toán và dùng hàm Countif trong Excel, chỉ cần bạn biết sử dụng một số thủ thuật đơn giản như sau.
Trong trường hợp cấp trên yêu cầu bạn thực hiện đếm và cho ra kết quả ở sheet 1, tuy nhiên các thông tin, điều kiện, phạm vi đều phải được giữ nguyên vẹn để không làm thay đổi kết quả. Hãy thực hiện các bước tính như bình thường, sau đó chọn phần phạm vi muốn cố định và nhấn tổ hợp phím Ctrl+F4 hoặc phím tắt F4.
Ví dụ vùng phạm vi cần cố định là A3:A15, sau khi nhấn F4 sẽ được thay đổi thành ký tự $A$3:$A$15. Nếu người dùng quên thực hiện bước này hoặc chọn sai vùng, kết quả cho ra sẽ không hợp lý, vài trường hợp còn hiển thị N/A hoặc #VALUE là không thể đếm được.
Cách sử dụng hàm Countif trong Excel kết hợp
Không chỉ riêng hàm Countif, gần như tất cả các hàm cấu trúc thuộc Excel đều có khả năng lồng ghép và kết hợp với lệnh khác để cho ra kết quả nhanh hơn. Công thức vẫn được giữ như nguyên bản, tuy nhiên khi áp dụng chung với một số hàm như and, or, min, max sẽ gây ra tình trạng thiếu dữ kiện.
Việc lồng ghép nhiều câu lệnh như vậy sẽ thể hiện được bạn là một người thành thạo trong sử dụng Excel. Không những thế, bạn còn biết cách ứng dụng tối ưu hiệu quả của hàm vào trong cuộc sống. Để đạt được trình độ đó, trước tiên mỗi người dùng phải tự trau dồi kiến thức và rèn luyện thật nhiều từ bước cơ bản.
Một số phương pháp sử dụng hàm Countif khác
Thuở mới làm quen, hàm Countif trong Excel được giới thiệu là một cấu trúc đếm rất linh hoạt. Ngoài những công dụng hữu ích được nêu trên, hàm còn thực hiện tốt ở việc đếm với các phép so sánh bằng, nhỏ hơn, lớn hơn. Hơn nữa, bạn cũng có thể đặt điều kiện để Countif đếm và lọc ra ngày tháng năm chính xác.
Những lưu ý cần biết khi sử dụng hàm Countif
Hàm Countif hay Countifs đều có những lưu ý rất tương đồng với nhau. Điển hình như việc nó có thể dùng để đếm một vùng dữ liệu liền kề hoặc rời rạc. Hàm chỉ thực hiện khi đã có đủ điều kiện range và criteria, khi bổ sung thêm nhiều vùng thông tin phải được đặt đúng số hàng và số cột.
Người dùng được cho phép sử dụng các ký tự, dấu câu khi thực hiện đếm bằng hàm Countif trong Excel. Mỗi dấu sẽ mang một nhiệm vụ và ý nghĩa khác nhau, điều này cần bạn phải nhớ để tránh trường hợp mắc lỗi không thể tính. Khi nhập công thức, máy sẽ không chấp nhận khoảng trống như dấu cách mà phải thay bằng dấu phẩy.
Sử dụng hàm Countif trong Excel bằng Google Sheet
Ngoài việc sử dụng Excel được tải về sẵn trên thiết bị, người dùng vẫn có thể thực hiện nó trên ứng dụng hiện đại hơn là Google Sheet. Không chỉ mỗi Excel, ngay cả Word, Powerpoint vẫn có một phiên bản cải tiến với ưu điểm tiện lợi hơn rất nhiều.
Hướng dẫn cách truy cập vào Google Sheet
Google Sheet hay còn được gọi là Trang tính trong tiếng Việt, yêu cầu người dùng phải kết nối với internet để sử dụng. Trong ứng dụng này, bao gồm đầy đủ các hàm cấu trúc, kể cả hàm Countif trong Excel. Bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản gmail của mình, sau đó tải app hoặc dùng trực tiếp trên thanh tìm kiếm của Google.
Chỉ cần được kết nối với internet, Google Sheet sẽ hoạt động mượt mà và trơn tru trên hầu hết các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, ipad… Người dùng được cấp quyền sử dụng miễn phí với hàng loạt những tiện ích khác nhau, hỗ trợ cho thao tác thêm nhanh chóng hơn.
Ứng dụng hàm Countif trong Google Sheet
Trong Google Sheet, hàm Countif vẫn được ứng dụng một cách phổ biến, không những thế, nó còn được xem là một loại công cụ cực kỳ hữu dụng. Hỗ trợ người dùng trong rất nhiều vấn đề tính toán và thống kê số liệu. Đặc biệt, các thao tác được thực hiện trên Google Sheet lại có phần nhanh gọn hơn.
Khi sử dụng Google Sheet, bạn còn có thể xem lại từng phiên bản được thay đổi và chỉnh sửa trước đó. Hỗ trợ người dùng kiểm soát được những ai đã truy cập và nhận xét về báo cáo của mình.
Kết luận
Thành thạo hàm Countif trong Excel là một lợi thế vô cùng lớn đối với mỗi người trong chúng ta. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc đã tìm hiểu thêm được những cách ứng dụng công thức Countif vào báo cáo thống kê. Hãy bắt đầu nghiên cứu và trau dồi khả năng tính toán bằng Excel ngay từ bây giờ.
