Phần mềm word là không còn xa lạ gì với người dùng máy tính, hầu như ai cũng đã từng dùng qua trong quá trình học tập, làm việc hay trong đời sống, đây là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến với nhiều người. Phần phềm quen thuộc như vậy nhưng không phải ai cũng thực sự hiểu rõ về phần mềm này. Mình xin chia sẻ những điều cơ bản về tính năng của Word mà bạn cần biết nhé!
Tính năng của Word – Tạo Mail
Mail Merge là tính năng của Word giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, phiếu điểm, thông báo,…Đây là một tính năng khá hữu ích nhưng nhiều người dùng chưa quan tâm nhiều hay đã từng sử dụng đến tính năng trộn thư này.
Có thể bạn quan tâm:
- Điểm mạnh của Microsoft Word trong soạn thảo văn bản
- Xoay ngang 1 trang giấy trong Word 2010 bằng hai cách đơn giản
- Cách xoay một trang giấy bất kỳ với vài thao tác đơn giản
Bạn hãy thực hiện: Mailings –> Start Mail Merge –> Step by StepMail Merge Wizard, gồm 6 bước:
Bước 1: Chọn kiểu tài liệu sẽ làm việc (Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, Directory)
Bước 2: Chọn tài liệu mẫu sẽ trộn, bạn có thể lựa chọn 3 kiểu tại liệu: tài liệu hiện tại, từ mẫu template, tài liệu đã có sẵn
Bước 3: Chọn người nhận thư
Bước 4: Viết thư, điều chỉnh lại trang tài liệu mẫu ban đầu.
Bước 5: Xem trước thư đã được trộn.
Bước 6: Hoàn tất, trộn và xem tất cả tài liệu đã được tạo ra.
*Mời các bạn xem thêm về cách xoay ngang 1 trang giấy trong Word khi soạn thảo văn bản.
Tính năng kiểm tra chính tả, lỗi ngữ pháp
Tính năng của Word cực kì hữu ích với những ai hay bị sai chính tả hay còn băn khoăn không biết văn bản mình soạn thảo có sai chính tả đâu không thì không phải lo lắng nhiều khi phần mềm Word có tích hợp tính năng tự động kiểm tra chính tả cho người dùng, đây là tính năng thường được tích hợp một phần mềm soạn thảo.
Tìm kiếm và thay thế – Tính năng của Word
Tính năng Word Replace với khả năng có thể tìm kiếm tất cả các lần xuất hiện của một từ, cụm từ hoặc tập hợp ký tự nào đó sau đó sẽ thay thế chúng bằng một từ thay thế. Người dùng được cung cấp tùy chọn để thay thế tất cả các lần xuất hiện hoặc chuyển qua từng lần một, chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi.
Tính năng Watermarks
Watermarks đây là tính năng chèn hình mờ, bạn muốn có thể bảo vệ nội dung khi đang gửi một tài liệu quan trọng hoặc mẫu nháp. Thao tác chèn hình mờ cụ thể cho các mục tiêu của bạn thông qua nút bố cục trang. Dễ dàng làm hình mờ của riêng mình và cũng có thể chèn hình ảnh của riêng bạn, hữu ích trong việc chèn logo thương hiệu, cho các báo cáo mà doanh nghiệp của bạn có thể sản xuất hoặc bất kỳ tài liệu nào khác.
Để thực hiện chọn chức năng: Page layout –> Watermark
Bước 1: Chọn các mẫu có sẵn từ danh sách hoặc mở Custom Watermark để thiết kế lại nội dung theo ý mình
Bước 2: Remove Watermark: xóa Watermark hiện có.
Chèn Header and Footer
Sử dụng không gian trong đầu trang và chân trang của bạn để tiết kiệm không gian trong các vùng khác trong văn bản bạn đang soạn thảo, sản phẩm văn bản của bạn có giao diện chuyên nghiệp, ví dụ, có thể bao gồm số trang trên toàn bộ tài liệu.
Sử dụng Hyperlinks một cách tối ưu
Có thể bạn muốn xem thêm:
- Cố định cột trong Excel – Cách định dạng cực đơn giản
- Cách xóa trang trong word và những thủ thuật bạn nên biết
Muốn có một bản Word thực sự hấp dẫn của bạn có thể chèn các siêu liên kết vào hình ảnh và văn bản để làm cho tài liệu của bạn có tính tương tác tốt hơn, có thể lấy thêm ví dụ, đưa ra thêm nhiều nội dung thông tin cho người đọc, người xem.
AutoCorrect
Khi soạn thảo văn bản trên phần mềm Word ta thường định nghĩa các từ viết tắt. Tính năng của Word này giúp soạn thảo nhanh và chính xác hơn.
Chọn chức năng: File –> Options –> Proofing –> AutoCorrect Options
Bước 1: Chọn Tab AutoCorrect định nghĩa từ viết tắt trong mục Replace và từ viết đầy đủ trong mục With
Bước 2: Sau đó chọn Add; để xóa chọn Delete.
Người dùng chỉ cần gõ từ viết tắt và gõ them nút Space từ đầy đủ sẽ được thay thế.
Bảo vệ tài liệu
Với những văn bản quan trọng, thậm chí là những tài liệu mật người dùng muốn được phần mềm Word bảo mật, muốn tài liệu được mở phải có mật khẩu, ta sử dụng chức năng File –> Info –> Protect Document –> Encrypt with Password, sau đó nhập mật khẩu bảo vệ tài liệu và chọn OK.
Để hủy chức năng trên, ta làm tương tự nhưng mật khẩu để trống và chọn lại OK.
Tính năng đếm từ
Khi được giao số lượng từ trong 1 văn bản để soạn thảo trên phần mềm Word, thì bạn cần tới tính năng của Word trong việc đếm từ, bạn sẽ biết rõ hơn về: tổng số trang (pages), số dòng (lines), số từ (words), số đoạn (paragraphs), số ký tự không tính khoảng trắng (Charaters (no space)), số ký tự tính cả khoảng trắng (Charater (with space). Nhanh hơn, dưới thanh Status bar của cửa sổ Word bạn cũng có thể theo dõi được.
Trên đây mình đã tổng hợp lại một số tính năng của Word rất cơ bản mà bạn có thể dễ dàng nắm được. Bên cạnh đó còn có rất nhiều những tính năng khác chờ đợi bạn khám phá trong những nội dung tiếp theo đấy.
