Các hàm trong excel là điều không thể bỏ qua trong quá trình học tập cũng như sau này khi đi làm. Mỗi hàm có một chức năng riêng và nó giúp giải quyết những vấn đề khác nhau. Vì vậy nắm rõ được công dụng của các hàm sẽ giúp ta hoàn thành vấn đề với thời gian bỏ ra là thấp nhất.

Tổng hợp các hàm trong Excel

Đối với những ai thường xuyên phải làm việc tiếp xúc với máy tính, đặc biệt là với Excel thì việc sử dụng các hàm trong Excel sẽ như là ăn cơm bữa. Các hàm này thực hiện tính toán nhanh chóng với mức độ chính xác hầu như là tuyệt đối. Vậy trong đây sẽ bao gồm những hàm nào?

Hàm SUM- Một trong các hàm trong excel

Hàm SUM hay còn được gọi là hàm tính toán logic được sử dụng nhiều và phổ biến nhất. Nó dùng để tính tổng tất cả các số hiện hữu trong một dãy ô. Nói cho dễ hiểu thì ý nghĩa của hàm này là tính tổng giá trị các số trong khu vực mà bạn muốn tính.

Công thức của hàm SUM được thể hiện như sau: “=SUM(number1,number2,…)” hoặc “=SUM([khu vực tính tổng])”. Trong đó phạm vi tính toán đối với các loại hàm trong excel sẽ được được biểu diễn theo các cột và các hàng mà người dùng chọn.

Các hàm trong excel sẽ có cách tạo công thức riêng. Đối với hàm SUM trước hết nhập =SUM vào một ô rồi mở một dấu ngoặc tròn “(“. Tiếp theo sẽ nhập giá trị đầu tiên tại cột và hàng tương ứng. Kế đến là dấu phẩy để ngăn cách số thứ nhất và hai. Nhập vào giá trị thứ hai sau đó kết thúc bằng đóng lại dấu ngoặc tròn ), và nhấn enter để kết thúc.

Một ví dụ cụ thể cho hàm SUM là: =SUM(F6:F13). Hàm sum này sẽ dùng để cộng lần lượt các giá trị từ hàng 6 đến hàng số 13 của cột F. Khả năng bị lỗi khi xảy ra tính toán sẽ là rất thấp, gần như chính xác tuyệt đối nếu như người dùng nhập: “=F6+F7+F8+F9+F10+F11+F12+F13”.

Hàm Product

Phép nhân là phép toán mà bao đứa trẻ phải bỏ ra thời gian và nước mắt để có thể học được, đặc biệt là học thuộc bảng cửu chương. Vì phạm vi sử dụng rộng rãi nên Microsoft đã đưa vào các hàm trong excel, lấy tên là Product và có cấu trúc cũng như cách sử dụng vô cùng dễ dàng.

Hàm Product có ý nghĩa là sẽ nhân lần lượt giá trị đầu đến giá trị cuối và trả về lại tích của chúng. Công thức chung của hàm Product sẽ là: “=Product(A1,A2)” với A1 và A2 tương ứng với giá trị 1 và giá trị 2 cần nhân lại với nhau. Hoặc bạn có thể dùng dấu * đối với phép nhân, chẳng hạn =(A1*A2).

Một số lưu ý nhỏ đối các hàm có sẵn trong excel đặc biệt với hàm Product chính là chỉnh được sử dụng tối đa là 255 giá trị và nếu ô number để trống thì hàm sẽ mặc định hiểu là bằng 0. Nếu giá trị khi tham chiếu là văn bản hoặc giá trị logic thì sẽ xuất hiện lỗi #DIV/0!.

Một ví dụ cụ thể khi sử dụng hàm Product như sau: =Product(D4,E5). Trong đây ta sẽ dễ dàng thấy việc khai báo hàm Product ở cột F hàng 4 đã được thực thi khi nhân lần lượt giá trị ở cột D hàng 4 với cột E hàng 5.

Hàm SUMIF – Các hàm trong excel 

Hàm SUMIF vốn được cho là hàm với tính chất vô cùng đa dạng so với các hàm trong excel. Nó được cung cấp các phép tính mang tính logic về các ký hiệu ta thường gặp trong toán học mà ta thường thấy kể cả dấu hỏi cho từng thành phần.

Có một lỗi nhỏ mà người dùng thường gặp khi sử dụng các hàm có sẵn trong excel. Đó chính là sự nhầm lẫn giữa hàm SUM với SUMIF. Thay vì với hàm SUM ta chỉ tính được tổng với các giá trị cố định còn đối với SUMIF khi có điều kiện cho trước thì ta có thể tính được tổng của các hàm ở các ô.

Hàm SUMIF có công thức sau: “=SUMIF(range, criteria, [sum_range])”. Với tham số range là phạm vi có trong excel mà dữ liệu người sử dụng muốn tính tổng. Dữ liệu này có thể là bất kỳ kí tự nào kể cả một ký tự đặc biệt nào đó. Criteria là vùng điều kiện đặt ra của người dùng.

Nó có thể là số, văn bản hoặc một ký tự bất kì nào đó mà người sử dụng cần tính. Sum_range là ô để tính tổng các chữ cái, con số hoặc dùng để so sánh với ô có chứa các số. Một ví dụ cho hàm sumif trong ảnh dưới đây có công thức như sau: “=SUMIF(B2:B10,F1, C2:C10)”.

Hàm LEFT 

Hàm LEFT là một trong hai hàm cùng với hàm right để giải quyết các chuỗi trong excel và được sử dụng rộng rãi ngày nay. Hàm này tương đối khác biệt so với các hàm trong excel khác. Nó được biết đến như là một hàm xử lý và thường được dùng để cắt chuỗi ký tự kể từ bên trái của văn bản trong excel.

Một lưu ý rằng hàm này sẽ không được dùng cho mọi ngôn ngữ và nó chỉ đếm được 1 byte cho mỗi ký tự. Cú pháp cho hàm này như sau: “=LEFT(text, n)” trong đó ta có text sẽ là chuỗi ký tự được cho sẵn trong bản tính của excel và n số ký tự cần phải cắt ra.

Nếu n chính là số ký tự cắt ra sẽ lớn hơn so với độ dài của của chuỗi ký tự thì hàm sẽ đưa về toàn bộ chuỗi ký tự đó. Và khi n được người dùng bỏ trống thì nó được xác lập với giá trị mặc định bằng 1 đồng thời n phải lớn hơn hoặc bằng không.

Để làm rõ về hàm này ta có ví dụ sau: =LEFT(B5,2). Ta có B5 sẽ là chuỗi kí tự “A23QK” và với n=2 sẽ được kết quả tại nơi đặt hàm sẽ là “A2”. Các loại hàm trong excel sẽ có những cách tính riêng không hàm nào giống hàm nào, chính vì vậy người dùng cần cân nhắc mục đích tính toán của mình để chọn loại hàm phù hợp.

Hàm AND

Hàm AND là một trong những hàm logic cơ bản của các hàm trong excel. Nó được dùng để xác định xem tất cả các điều kiện trong một kiểm tra là đúng hay sai. Hàm AND ít khi đứng một mình mà thường được dùng kết hợp với những hàm thực hiện các kiểm nghiệm logic khác, một trong số đó là hàm IF.

Cú pháp của hàm AND cũng giống với các hàm khác trong excel đều bắt đầu bởi dấu bằng và tên hàm như sau: “=AND(Điều kiện A,Điều kiện B,…)”. Trong đó: Điều kiện A và Điều kiện B là các mệnh đề logic. Kết quả thu được sẽ chỉ hiện 2 giá trị là TRUE khi tất cả các mệnh đề logic chính xác và FALSE khi một mệnh đề bất kỳ nào trong hàm sai.

Ví dụ minh họa cho tính đúng sai của các hàm trong excel tại bảng dưới đây sẽ được thiết lập bằng công thức như sau: “=AND(A2>5,A2<30)”. Ở ô B6 sẽ có giá trị TRUE nếu tại A2 lớn hơn 5 và nhỏ hơn 30, ngược lại sẽ hiển thị  giá trị FALSE. Đối với B7 và B8 cũng sẽ tương tự với nhau.

Hàm OR

Hàm này cũng giống như AND, hàm OR là một hàm cơ bản được sử dụng để so sánh hai giá trị. Sự khác biệt là hàm OR đưa ra kết quả là TRUE nếu ít nhất có một đối số là đúng, và trả về FALSE nếu tất cả các đối số là sai. Đây là điểm nâng cấp hơn so với hàm  AND.

Tương tự như hàm AND cú pháp của OR cũng giống các hàm trong excel và nó sẽ được thể hiện rõ qua ví dụ sau: “=OR(B2>70,C2=100)”. Với B2= 93, C2= 75 hàm sẽ đưa về kết quả lcó giá trị TRUE do điều kiện ở B2=93 đã đáp ứng yêu cầu B2>70.

Các lưu ý khi sử dụng hàm trong excel

Sử dụng các hàm trong excel với cấu trúc dấu bằng cộng tên hàm cộng dấu ngoặc đơn chứa nội dung hàm là việc làm mà hầu hết ai ai cũng có thể thực hiện. Ví dụ, muốn tính tổng thì ta dùng hàm SUM với công thức là: =SUM (nội dung). Tuy nhiên, có thể bạn chưa biết đến những mẹo để viết hàm đúng và tiết kiệm thời gian:

Cách tìm kiếm tên hàm

Các hàm trong excel có rất nhiều và đa dạng. Những hàm đơn giản, được dùng nhiều như hàm SUMIF, OR, AND, LEFT,… thì các bạn có thể nhớ được . Nhưng sẽ có những hàm tên khá dài và khó nhớ khiến bạn sẽ loay hoay mất nhiều thời gian để tìm ra.

Bạn chỉ cần gõ dấu bằng sau đó nhập chữ cái đầu của tên hàm, excel sẽ gợi ý cho bạn rất nhiều hàm và việc sau đó bạn cần làm để tìm đến cái mà mình muốn chính là dùng các phím mũi tên lên và xuống để chọn hàm mình cần là xong. Lưu ý các loại hàm trong excel khá lớn nên hãy cố nhớ chữ cái đầu của hàm mình cần nhé. 

Cách nhập nội dung vào các hàm trong excel

Khi bạn đã viết ra các hàm trong excel mà không biết tiếp theo cần nhập nội dung như thế nào thì cũng đừng lo lắng. Excel sẽ tự động gợi ý cho bạn các thành phần của hàm nên bạn không cần phải cố nhớ những công thức dài ngoằn ấy mà vẫn có thể thực hiện được phép tính.

Ví dụ khi ta viết hàm “=VLOOKUP”, excel sẽ đưa ra gợi ý cho chúng ta bởi một đoạn sau: “lookup_value, table_array, col_index_num” là phần tử bắt buộc phải có và “range_lookup” là phần tùy chọn. Các loại hàm trong excel sẽ có từng gợi ý riêng cho từng hàm nên không cần phải lo về việc “cú pháp này gắn hàm kia”.

Các câu hỏi thường gặp khi dùng các hàm trong excel

Kho tàng chứa các hàm trong excel là không hề nhỏ. Đôi khi với học sinh, sinh viên và kể cả người đã đi làm thì cũng không thể nào hiểu hết cũng như tận dụng được tất cả các hàm mà Microsoft Excel đem đến cho chúng ta. Cũng vì vậy một số câu hỏi đã được đặt ra khi sử dụng về các hàm mà ta thường gặp nhất:

• Vì sao tôi gặp lỗi ####?
• Có cách nào để viết hàm một cách nhanh hơn không?
• Chức năng trong excel là gì?
• Hàm VLOOKUP có tác dụng gì đối với dân văn phòng chúng tôi?

Còn rất rất nhiều câu hỏi liên quan đến các hàm có trong excel. Nhà phát triển Microsoft cũng đã thể hiện sự quan tâm đến người tiêu dùng với sản phẩm của họ bằng cách tạo ra trang Microsoft Support để mọi người có thể chia sẻ những thắc mắc cũng như lỗi mà họ thường gặp để được giải quyết sớm nhất.

Kết luận

Các hàm trong excel là một món quà mà Microsoft đã mang đến cho chúng ta. Với nó ta có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như hiệu quả làm việc sẽ cao hơn rất nhiều. Hãy tìm hiểu sâu về các hàm này vì biết đâu sau này chính nó sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều trong cuộc sống.